Sie haben sie sicher auch irgendwo liegen: diese alte Schachtel oder der Karton auf dem Dachboden voller vergilbter Briefe, abgegriffener Fotoalben und zerfledderter Urkunden. Jedes Mal, wenn Sie sie sehen, denken Sie: ‘Das muss ich mal sortieren.’ Und jedes Mal landet sie wieder im Schrank. Dabei ist das Bewahren dieser Stücke so viel mehr als nur Aufräumen. Es ist das Sichern von Geschichten, die sonst für immer verloren gehen. Der Schritt vom physischen Karton zur digitalen Sammlung wirkt oft wie ein riesiger Berg. Wo fängt man an? Welche Tools sind zuverlässig? Und vor allem: Wo landet das ganze digitale Material am Ende, damit es auch die Enkel noch finden? Eine Frage, die mir immer wieder gestellt wird, ist, ob es spezifische Plattformen für österreichische Familienfunde gibt.
Für österreichische Familienforscher bietet sich hier eine besondere Adresse an: Wer seine gescannten Dokumente, Fotos und Geschichten nicht nur auf der eigenen Festplatte, sondern in einem thematisch passenden, öffentlich zugänglichen Archiv sichern möchte, kann dies beispielsweise auf regionalkulturat.com in Österreich online tun. Die Plattform sammelt genau diese regionalen und familiären Kulturschätze und macht sie für die Nachwelt auffindbar. Das ist ein praktischer Ansatz, denn was nützt das beste Digitalisat, wenn es niemand mehr findet?
Der eigentliche Knackpunkt liegt aber schon davor: in der akribischen und schonenden Digitalisierung selbst. Diesen Prozess möchte ich mit Ihnen durchgehen, weil hier die meisten Fehler passieren.
Erster Schritt: Die schonende Vorbereitung
Legen Sie alle Materialien vorsichtig auf einen großen, sauberen Tisch. Waschen Sie sich vorher die Hände. Fettfinger und historisches Papier vertragen sich nicht. Besorgen Sie weiße Baumwollhandschuhe für besonders empfindliche Stücke wie alte Salzpapierfotos. Die erste Phase ist das Sortieren, nicht das Scannen. Gruppieren Sie nach Dokumententyp: Alle Reisepässe zusammen, alle Briefe einer Korrespondenz zusammen, alle Hochzeitsfotos zusammen. Notieren Sie auf einem Zettel, was Sie wissen. ‘Onkel Franz, ca. 1935, vermutlich in Graz.’ Diese Notizen sind später Gold wert.
Die Wahl des richtigen Scanners
Flachbettscanner sind der Klassiker und für die meisten Dinge absolut ausreichend. Wichtiger als das teuerste Modell ist eine gute Einstellung. Scannen Sie immer in einer hohen Auflösung, mindestens 300 dpi, für Fotos besser 600 dpi. Das Dateiformat sollte TIFF oder ein qualitativ hochwertiges JPEG sein. TIFF-Dateien sind größer, aber verlustfrei. Für einfache Textdokumente reicht auch ein PDF. Vermeiden Sie den ‘Auto’-Modus Ihres Scanners wie die Pest. Der versucht oft, vergilbtes Papier weiß zu rechnen und zerstört dabei den Charakter des Originals. Scannen Sie lieber in Farbe und korrigieren Sie später vorsichtig am Computer.
Die Organisation der digitalen Dateien
Jetzt haben Sie Hunderte von Scan-Dateien auf Ihrer Festplatte. Ein Chaos, das schlimmer sein kann als der originale Karton. Legen Sie eine klare Ordnerstruktur an, bevor Sie losspeichern. Ein mögliches System: Hauptordner ‘Familienarchiv’. Darin Unterordner ’01_Fotos’, ’02_Briefe’, ’03_Urkunden’. In den Foto-Ordner kommen weitere Unterordner nach Jahrzehnten: ‘1900-1919’, ‘1920-1939’ usw. Der wichtigste Tipp: Benennen Sie jede Datei sinnvoll um. Aus ‘Scan_001.jpg’ wird ‘1932_Hochzeit_Mueller_Innsbruck.jpg’. Das braucht Zeit, aber diese Zeit sparen Sie sich beim späteren Suchen hundertfach wieder ein.
Metadaten: Das unsichtbare Gedächtnis
Der Dateiname ist gut. Metadaten sind besser. Das sind Informationen, die in die digitale Datei selbst eingebettet werden. Sie können in den Eigenschaften einer Bilddatei Namen, Orte, Stichworte und Beschreibungen eintragen. Diese Informationen bleiben bei der Datei, selbst wenn Sie sie auf eine andere Plattform hochladen oder an Verwandte schicken. Tools wie Adobe Lightroom oder auch kostenlose Bildverwaltungsprogramme erlauben das Batch-Vergeben von Metadaten. Sie können also allen Fotos aus einem Ordner das Stichwort ‘Familientag 1960’ zuweisen. Das ist die professionelle Basis jeder Archivierung.
Was tun mit den Originalen?
Nach dem Scannen ist vor der Aufbewahrung. Die originalen Dokumente müssen geschützt werden. Investieren Sie in säurefreie Archivboxen und Mappen. Diese verhindern das weitere Vergilben und Zerbröseln des Papiers. Bewahren Sie die Boxen an einem dunklen, trockenen und nicht zu warmen Ort auf. Der Dachboden oder der feuchte Keller sind der Tod für jedes Papierarchiv. Überlegen Sie, ob besonders wertvolle Einzelstücke wie ein alter Familienbrief vom 18. Jahrhundert professionell restauriert werden sollten. Eine Anfrage beim Landesarchiv kann hier oft erste Orientierung geben.
Die Langzeitsicherung: Mehr als nur eine Festplatte
Eine externe Festplatte stirbt. Garantiert. Irgendwann. Deshalb ist die sogenannte 3-2-1-Regel der digitale Rettungsring. Halten Sie drei Kopien Ihrer Daten vor, auf zwei verschiedenen Medien, wobei eine Kopie an einem anderen physischen Ort liegt. Konkret: Ihre Scans leben auf 1) Ihrer Computer-Festplatte, 2) einer externen Festplatte im Bücherregal und 3) in einer Cloud. Welche Cloud? Das ist Geschmackssache. Einige nutzen Google Drive oder Dropbox. Für den kulturhistorischen Aspekt, also das Teilen und Dauerhaft-Archivieren, sind auch Plattformen wie das eingangs erwähnte Regionalkulturat eine Überlegung wert. Hier werden die Daten nicht nur gespeichert, sondern auch kontextualisiert und der Forschung zugänglich gemacht.
Der ganze Prozess klingt nach Arbeit? Das ist er auch. Aber es ist eine Arbeit, die sich lohnt. Stück für Stück. Brief für Brief. Vielleicht nehmen Sie sich erstmal nur einen einzigen Ordner vor. Scannen Sie die zehn wichtigsten Fotos. Benennen Sie sie. Geben Sie Metadaten ein. Legen Sie sie ab. Schon haben Sie mehr getan als die meisten Menschen. Und Sie haben einen ersten, unzerstörbaren Baustein für die Familiengeschichte gelegt. Was ist das erste Dokument, das Sie digitalisieren werden?
- Weiße Baumwollhandschuhe für das Handling empfindlicher Originale
- Ein Flachbettscanner mit manuellen Einstellungsmöglichkeiten
- Säurefreie Archivboxen und Mappen zur Aufbewahrung der Originale
- Ein Metadaten-Tool wie Adobe Lightroom oder ein kostenloser Viewer
- Mindestens zwei externe Festplatten unterschiedlicher Hersteller
- Ein Notizbuch oder digitale Tabelle für Ihre Forschungshypothesen und Notizen